正式照会是外交通信中最正式的形式，一般用于处理重要事务或履行重要的外交礼节。正式照会用第一人称书写，用于外长之间，外长与大使之间以及大使之间的通信。国家元首或政府首脑之间也可使用正式照会，但不常用。正式照会的正本必须由发文人亲自签字。如今在外交通信中必须使用正式照会的时候不多，而每当使用必有其重要性。
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